La situation exceptionnelle que nous vivons nous pousse à adapter, personnellement ou professionnellement,  notre mode de fonctionnement pour continuer à “avancer”. 

Le management d’une entreprise se concrétise majoritairement par des actions individuelles ou groupées vers les équipes. Ces actions nécessitent généralement des temps de communication en présentiel et permettent de fixer des objectifs, donner de l’information ou évaluer une situation. 

“Comment manager une entreprise en télétravail ?”

Certaines sociétés, issues du secteur digital, ont une structure qui favorise le fonctionnement à distance, et y sont depuis longtemps  déjà habituées.

Forts de ce constat, nous avons souhaité vous délivrer 7 conseils qui vous permettront de guider vos employés dans ce contexte. Nous avons interviewé Christophe, associé chez Limpide, pour recueillir sa vision sur le sujet.

1 : Renforcer la cohésion de groupe

Organisation au travail et cohésion de groupe

La première chose à faire ? Réunir les responsables “opérationnels” et “management” afin de construire un discours commun, et penser la future organisation au travail. Pas de divergence possible entre le management et l’opérationnel si votre organisation a séparé ces deux fonctions. On définit l’organisation et les objectifs en étant réalistes et ambitieux. Ensuite on présente ces objectifs et ce discours à l’ensemble des équipes pour lui permettre d’avoir le même niveau d’informations et créer une réelle cohésion de groupe.

Les prises de parole

En télétravail les prises de paroles sont des moments particulièrement délicats qu’il faut préparer en fonction du canal choisi : 

  • La visioconférence : meilleur moyen pour communiquer à distance car vous bénéficiez d’une partie du langage corporel de votre équipe. En revanche vous êtes tributaire de la qualité de la connexion de chacun et si elle est mauvaise votre discours sera saccadé et difficilement compréhensible. Donc notre conseil, c’est de tester différentes solutions de visioconférences, et opter pour un outil efficace même s’il faut payer. Dans les outils gratuits, Hangouts Meet de Google permet d’organiser et de participer à des visioconférences sans avoir rien à installer, et, dans les payants, on aime bien Zoom qui apporte, selon nous, plus de clarté lors des réunions. Si vous ne pouvez pas, il est préférable de privilégier l’audio ; ce qui nous amène à la 2éme possibilité.
  • La téléconférence : on ne bénéficie que de l’audio mais c’est très efficace et presque universel. Petite astuce, certains numéros de téléconférence sont gratuits ! Comme celui d’OVH.

Dans les deux cas, il ne sera pas possible de s’assurer de la bonne compréhension de toutes les informations par tout le monde. Donc une fois cette étape collective réalisée, on organise des sessions individuelles pour favoriser l’échange et les réponses aux questions individuelles.

Les relais et référents

A distance il est difficile de communiquer efficacement à un nombre important de personnes. A plus de 15 il devient difficile d’être performant dans l’acte de management. On conseille de définir des relais et référents qui auront été préalablement préparés pour répondre efficacement aux demandes des équipes.

L’adaptabilité en tant que valeur d’entreprise

Le management à distance ne doit pas devenir un nouveau management, il doit s’intégrer naturellement et permettre aux équipes de retrouver les repères qu’ils connaissent. Il peut même devenir un argument et s’intégrer à vos valeurs. Les entreprises cherchent aujourd’hui à évoluer et à s’adapter au rythme de leurs équipes et de leurs clients.

2 : Redéfinir les objectifs

Management par objectif & télétravail

Nous en avons parlé plus haut, mais oui, chez Limpide on privilégie le management par objectif car il permet de tracer clairement le cap et d’y associer les moyens nécessaires. 

En télétravail ces moyens sont différents mais pas forcément moindre qu’en présentiel. On peut très facilement parler de performance personnelle, car on ne perd pas de temps dans les transports pour se rendre au travail, on n’est pas perturbé par le bruit ambiant d’un open-space, etc… Mais il ne faut pas sous-estimer la disponibilité des autres membres de l’équipe. En présentiel c’est plus simple de solliciter quelques minutes un membre de l’équipe. En télétravail, si on n’organise pas ces échanges avec les autres, on se retrouve vite bloqués. 

Au moment de la définition des objectifs, il faut distinguer ce qui est réalisable “seul” et ce qui nécessite des interactions avec d’autres collaborateurs.

Mettre en place des reportings réguliers

Si on fixe des objectifs il faut régulièrement évaluer les résultats pour identifier s’ils sont réalistes ou s’il faut revoir les moyens mis à disposition. Ces reportings doivent être calibrés en fonction du planning projet. Et attention à ne pas confondre les reportings opérationnel et management ! Ils ont chacun besoin d’une session dédiée.

3 : Mettre en place des outils collaboratifs

Le suivi de projet en télétravail

Tous les outils que nous choisissons chez Limpide permettent un travail collaboratif. C’est l’avantage de déjà travailler à distance, donc au niveau opérationnel, on est organisés. Pour le management, il est important également de maintenir des objectifs personnels et de pouvoir les suivre en temps réel. On a très tôt ressenti le besoin de n’avoir qu’un seul outil pour animer toutes les dimensions des projets Limpide. Après avoir fait une analyse comparative (benchmark) de plusieurs solutions nous avons orienté notre choix sur Monday qui nous permet aujourd’hui de gérer l’ensemble de nos projets opérationnels, mais aussi d’animer le management des équipes. 

Pour les actions liées à un plan de management c’est la même chose. On inscrit ces actions dans une “board” et ensuite on peut suivre l’avancement de chaque item. Si vous voulez en savoir plus sur cette solution je vous conseille notre article sur la mise en place de l’outil.    

4 : Responsabiliser les salariés

Télétravail & confiance

Travailler en 2020 dans le secteur du digital impose une confiance et même une forte conscience professionnelle. On s’éloigne de l’entreprise providence pour aller vers une entreprise responsable où le télétravail est un atout qu’il faut savoir utiliser pour améliorer la vie des collaborateurs.

La flexibilité des horaires

Si on s’adapte à la vie des collaborateurs, on peut aussi adapter les horaires. Mais attention aux extrêmes. Télétravailler ne veut pas dire que l’on travaille seul, il est donc primordial d’accorder des plages horaires de disponibilités pour permettre aux autres d’avancer s’ils ont besoin de vous. Etre flexible c’est aussi un avantage du télétravail mais cela impose d’anticiper et de communiquer.

Productivité

La productivité est souvent un élément qui revient lorsque l’on parle de télétravail. C’est toujours un peu compliqué de penser productivité lorsqu’on fait du sur-mesure en étant exigeant. Doit-on faire dans le temps ou doit-on faire au mieux ? Ce qui est sûr c’est que mécaniquement le télétravail permet de faire moins de temps de trajet, d’accumuler moins de stress, permet d’organiser sa vie familiale plus facilement et logiquement augmente le confort de vie.

5 : Préserver la qualité des échanges

La circulation de l’information

Lorsqu’on évolue dans les métiers de la communication, on est d’autant plus sensible à la bonne circulation des informations. On a vu plus haut qu’il est important de faire des points d’équipe et points individuels en utilisant la visio ou l’audio. On dispose aussi de messageries instantanées comme Slack pour les discussions opérationnelles mais on privilégie les emails pour les informations officielles sur un sujet. Un email adressé à la bonne liste permet à tout le monde d’avoir le même niveau d’informations. Ensuite il ne reste qu’à s’assurer que tout le monde l’ait bien lu ! 

La gestion de conflit

La distance crée parfois de l’incompréhension ou de l’interprétation des propos. Lorsqu’on ajoute à cela la barrière de la langue et le stress projet, on a parfois des conflits qu’il est important de traiter. Dans le management, si les objectifs et le cadre global ont été clairement définis en amont, il faut baser son raisonnement en grande partie sur les indicateurs. L’idée n’est pas du tout de déshumaniser l’approche mais plutôt d’objectiver une situation. Ensuite il faut évaluer ensemble si les moyens mis à disposition étaient suffisants et c’est généralement à ce moment qu’on comprend les raisons du conflit. L’important est de ne pas rompre l’échange et de trouver le moyen pour que tout le monde exprime son point de vu. Ca prend plus de temps mais ça permet, là encore, de responsabiliser sans abuser d’une décision hiérarchique arbitraire.

6 : Se manager seul

L’auto-management

Si on ne parle plus d’entreprise providence, si on parle de responsabilisation individuelle, il est essentiel d’adopter une posture d’auto-management et de se fixer soi-même des objectifs à atteindre. Si vous n’avez pas vu “Les yeux dans les bleus” je vous invite à écouter le discours d’Aimé Jacquet aux attaquants sur l’importance de se fixer des objectifs individuels pour espérer une performance collective, une vraie leçon de management.

La discipline

La discipline et le mental sont également importants dans un management à distance. Donner du rythme et permettre aux équipes de voir rapidement où l’on souhaite aller ça ne marche que si l’équipe a un mental qui lui permet d’avoir confiance en ses capacités. Lorsqu’on se retrouve seul chez soi ou dans un espace de coworking, le mental et la discipline sont souvent des atouts qui permettent de ne pas s’écarter du cap.

7 : Avancer même quand tout s’arrête

Actualité oblige, la crise sanitaire et le confinement en France nous obligent à étudier des modes totalement nouveaux de fonctionnement. Le télétravail, que l’on abordera dans un prochain article sur un angle plus opérationnel, est aujourd’hui la solution qui permet aux entreprises de ne pas cesser complètement ses activités. On ne peut plus se rendre dans notre chère agence, mais on peut continuer à faire avancer 100% des projets sur lesquels nos clients sont disponibles. On l’avait déjà vécu lors des grèves (des transports), une organisation robuste permet d’avancer, un management de ”proximité” avec des relais permet de garder le cap.

Finalement, comment manager une entreprise en télétravail ?

Le télétravail n’est pas un moyen par défaut de travailler, il ne faut pas le vivre dans la contrainte, c’est simplement une évolution des modes de travail que permet aujourd’hui le digital.  Le management est fait d’interactions et de communication, il faut favoriser cela tout en donnant un cap clair à la société, à chaque équipe et ensuite à chaque personne. Projeter le télétravail dans le temps c’est aussi voir une nouvelle dimension aux relations que l’on souhaite avoir avec ses équipes. Réfléchir à ça, c’est déjà un bon sujet de management !