Analyse

Rédaction d’un cahier des charges, la première étape vers l’échec de votre projet web

5 décembre 2018

Lors de notre petit déjeuner du 31 octobre, Christophe a exposé les raisons pour lesquelles la rédaction d’un cahier des charges est la première étape vers l’échec d’un projet web.
Après avoir défini ce qu’est un cahier des charges et les critères d’échec, nous proposerons une méthodologie qui permet, selon Limpide, d’éviter de se retrouver dans une impasse lorsque l’on entreprend un projet digital.

Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Définition

Un cahier des charges est un document qui permet de définir les fonctionnalités principales, les spécificités techniques et les contraintes contextuelles d’un projet digital. Dans le cadre d’un site internet, il va figer les choix UX, UI et techniques. Pour faciliter la conduite de projet, il imposera les étapes de production à un planning associé.
Le cahier des charges est réalisé par la personne ou l’équipe qui souhaite lancer le projet web. Cette tâche peut se révéler longue si l’on souhaite “éliminer” les risques et tout cadrer : l’avant/pendant/après la mise en ligne. Il ne faut rien laisser au hasard puisque le document servira de “bible” tout au long du projet.

Un cahier des charges figé dans le temps

Une fois le document rédigé, il est soumis aux personnes qui vont produire UX, UI et développement web. Que le travail soit réalisé par une agence ou une équipe interne, la problématique est la même : le cahier des charges est un document strict. Entre l’expression de besoin, le choix du prestataire, le lancement et la réalisation du projet, beaucoup de variables peuvent évoluer : les outils existants, l’équipe, la stratégie de l’entreprise, les besoins des cibles…Tout cela donne lieu à des avenants et provoquent des ruptures dans la cadence projet qui nuiront à la réussite du projet.

Quels types de projets concernés ?

Le cahier des charges est un document utilisé dans de nombreux types de projets et de secteurs, que ce soit la banque, l’énergie, le développement d’un produit ou la réalisation de sites web… C’est ce dernier point que nous allons détailler dans cet article.

Quels sont les critères d’un échec ?

Les raisons d’un échec

Selon l’étude : PMI’s Pulse of the profession study « Capturing the value of project management », 43% des projets sont livrés mais rencontrent des problèmes et 18% échouent complètement (ne sont pas livrés ou sont livrés mais pas utilisés).
Ainsi plus de la moitié (61%) des projets sont considérés comme des échecs.

Les principales raisons d’une “non-réussite” sont :

  • Changement de priorités au sein de l’organisation
  • Changement des personnes clés
  • Risques ou opportunités non définis
  • Mauvaise estimation du temps par tâche
  • Exigences inadéquates
  • Mauvaise communication
  • Objectifs de projet mal définis
  • Dépendance aux ressources
  • Mauvais management du changement
  • Dépassement du budget

Tous ces points peuvent être gérés au lancement (cadrage) et pendant le projet. La communication étant le ciment de la réussite.

« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » Sénèque

Les solutions contre l’échec : le cadrage et la communication

Nous avons tenté d’apporter nos solutions aux items de la liste et l’avons scindé en deux catégories :

Le cadrage projet

  • Exigences inadéquates : devenir “user centric”, ne pas penser à la place du futur utilisateur
  • Risques ou opportunités non définis : produire et faire vivre un backlog, prendre des risques, les assumer et apprendre des échecs
  • Objectifs de projet mal définis : atelier stratégique et benchmark, ne pas se focaliser sur l’urgence de mettre en ligne le projet mais plutôt sur la réflexion en amont afin d’éviter de faire, défaire et refaire…
  • Dépassement du budget : faire preuve d’agilité ce n’est pas travailler sans budget mais plutôt prendre des décisions qui permettent de rester dans le budget.
  • Mauvaise estimation du temps par tâche : le retour d’expérience permet de créer des abaques qui sont d’une aide précieuse. Lorsque l’on évalue un projet mais l’innovation est rarement rentable à court terme et même si elle l’est il faut accepter qu’adopter une posture innovante est un investissement non mesurable à l’avance.

La communication projet

  • Changement de priorités au sein de l’organisation : il faut favoriser les temps de communication entre les différents acteurs projet. Organiser des comités de pilotage pour faire évoluer le backlog.
  • Changement des personnes clés : une organisation claire, un product owner dont le périmètre de décision est respecté et recadrage du projet si ce product owner vient à changer.
  • Mauvaise communication : respecter les mêlées, les comités projet et mettre en place des outils collaboratifs en temps réel
  • Dépendance aux ressources : il faut documenter le projet et éviter la centralisation des connaissances.
  • Mauvais management du changement : axer votre stratégie sur un plan d’embarquement efficace : onboarding et communication

Comment l’agilité s’impose naturellement ?

Les Start-up

Beaucoup de start-up répondent à des problématiques métier identifiées dans les grandes structures. Elles ont naturellement intégré la méthodologie Agile, tout simplement car elle répond à leurs besoins réels et leur permet de faire évoluer leurs produits/solutions avant la fin du cycle de conception. Une start-up va vite, doit s’adapter pour ne pas disparaître et elle contamine facilement son entourage. Elle va petit à petit transmettre sa méthode de travail à ses clients et lui faire adopter de nouveaux outils. Ce sont les premiers pas vers un mode Agile.

Même si la frontière tend à s’affiner, on voit encore deux modes d’organisation du travail différents entre startup et grand groupe. C’est d’ailleurs ce qui les poussent à se rapprocher. Les startups innovent mais n’ont pas de matelas financier pour assurer une croissance pérenne. Les Groupes ont les fonds nécessaires aux startups mais possèdent des process trop longs pour pouvoir itérer correctement. Ce problème vient d’une méthodologie historique, basée sur un cahier des charges.

Le mieux est l’ennemi du bien

Lors d’un projet web, on souhaite souvent avoir un site complet, incluant beaucoup de fonctionnalités, de l’innovation, une expérience utilisateur forte… C’est bien et il faut être ambitieux ! Toutefois il faut contraster ses ambitions avec la réalité d’un temps de développement : plus le site est complexe, plus le temps de production sera long. Ce type de contrainte peut rapidement transformer un projet de 6 mois en un projet de 2 ans…et la stratégie peut avoir évoluer et remettre en cause la pertinence même du projet…C’est donc un échec pour l’équipe projet au complet (production et product owner).

Une méthodologie de projet web efficace

L’agence Limpide s’est inspirée des méthodologies AGILE et LEAN pour forger sa propre vision. Selon nous, avant de démarrer un projet web, il faut :

  • prendre le temps d’alimenter les outils dynamiques qui permettront d’allier la flexibilité et l’efficacité
  • réaliser une analyse quantitative via les data recueillies
  • réaliser une analyse qualitative en étudiant les comportements des utilisateurs
  • créer et prioriser le backlog
  • implémenter une roadmap
  • définir la stratégie de contenu etc.

Vous réalisez le site en interne ou via une agence, ce « starter kit » (remplaçant du cahier des charges) vous permettra d’avoir toutes les données nécessaires à la réussite du projet.

Pour demander un devis de starter kit, contactez nous ou appelez nous directement : 01 42 26 51 15

Une fois la production lancée, il faut maintenant respecter les deux contraintes principales : le budget et le planning. Pour cela, le travail collaboratif et la communication sont primordiaux. L’échange régulier via des outils de partage de maquette ou de chat permettra une fluidité dans la production.

L’amélioration continue pour éviter une refonte

Après la mise en ligne, la plupart des équipes pensent que le projet est terminé. C’est faux. Il ne fait que commencer ! En effet, pour sortir du système de cahier des charges et avoir un projet performant dans la durée, il faut travailler en amélioration continue. Cette méthode de travail consiste à étudier les datas et les comportements à M+1, M+3, M+6 la mise en ligne, selon l’audience de la plateforme. Ces analyses vous présentent les axes d’amélioration de votre site et vous permettront d’optimiser et viser la performance.
L’amélioration continue est donc un rempart à l’obsolescence.
Ces optimisations vous permettent d’enrichir régulièrement l’expérience utilisateur de votre site et d’être dynamique vis-à-vis de vos cibles. Cela vous permet également de solliciter vos équipes plus régulièrement, sans les “bloquer” pendant 6 mois tous les 3 ans et de faire vivre votre site internet.

Si vous avez un projet de refonte ou d’amélioration continue, contactez-nous pour en discuter.

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