L’année dernière nous avons écrit quelques articles sur la thématique du télétravail en pensant qu’on traitait un sujet d’actualité. Plus d’un an après, on constate que c’est devenu un sujet de société et de nombreuses entreprises se sont exprimées pour la généralisation du télétravail. Google ou Slack ont sauté le pas, et, en France, des groupes comme Accor et PSA ont choisi ce mode de fonctionnement pour une partie ou l’ensemble de leurs collaborateurs. On est donc très clairement partis pour vivre une nouvelle expérience de travail, et comme toute nouvelle expérience, les premiers pas sont décisifs !

C’est donc dans ce nouveau contexte que l’on souhaite s’intéresser à un moment clé de la vie d’un salarié :  son arrivée dans une nouvelle entreprise. Pour faciliter cette étape les sociétés mettent en place des dispositifs d’onboarding collaborateur, qui accompagnent les nouveaux embauchés lors de leurs premières semaines. 

Dans cet article, nous allons expliquer comment le digital peut enrichir vos dispositifs d’onboarding collaborateur pour les rendre plus performants, mais également s’intéresser au contexte spécifique du télétravail. Effectivement, dans un contexte où on ne se rend plus sur son lieu de travail, on peut naturellement se poser la question de l’impact du digital sur les dispositifs d’intégration

Pour commencer, définissons l’onboarding collaborateur 

Avant toute chose, si vous souhaitez en savoir plus sur le concept général de l’onboarding, je vous invite à regarder/écouter notre Talk disponible en replay : l’importance de l’onboarding pour optimiser la phase de lancement de vos produits digitaux.

Nous avons aussi abordé le sujet dans un article :  L’ « Onboarding UX » ou L’Art de proposer des expériences digitales captivantes !, mais l’onboarding peut aussi encadrer l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une société, sur un projet, dans des nouveaux locaux, etc. C’est précisément ceci que l’on appelle l’ »onboarding collaborateur ». 

Les sociétés sont très imaginatives lorsque l’on parle d’intégration de nouveaux collaborateurs (un peu moins lorsque l’on parle d’intégrer un nouveau projet) et il y a déjà de nombreux articles qui traitent le sujet, Talentprogram va jusqu’à détailler un dispositif complet dans son article.

Les éléments clés d’un dispositif d’onboarding

Pour synthétiser comment se compose un dispositif d’onboarding, on peut lister les éléments suivants :

  • Un petit déjeuner découverte, 
  • La rencontre avec son équipe,
  • La visite des locaux,
  • Le visionnage de films de communication interne,
  • La rencontre avec des personnes clés de l’organisation,
  • Une formation “culture d’entreprise”,
  • Un serious game,
  • Un parrainage (certaines sociétés font intervenir plusieurs parrains pendant plusieurs mois),
  • Le kit de bienvenu => porteur de valeur, de bienveillance,
  • La plateforme de learning,
  • etc.

Bien entendu on adapte en fonction de ses contraintes et de ses spécificités mais tous les dispositifs d’onboarding collaborateur partagent les mêmes objectifs :

  • Faciliter l’intégration 
  • Rendre opérationnel dans un temps défini
  • Inculquer la culture d’entreprise

On cherche donc à créer un sentiment d’appartenance fort en peu de temps pour assurer la bonne intégration du collaborateur et créer de l’engagement. C’est un sentiment de bienveillance qui doit animer ce dispositif et mettre le nouveau collaborateur dans les meilleures dispositions pour évoluer au sein de votre organisation.

Quand vous pouvez vous rendre sur votre lieu de travail des sessions d’onboarding sont faciles à mettre en place mais comment ça se passe l’onboarding collaborateur quand on travaille de chez soi ?

On cherche à créer un sentiment d’appartenance fort en peu de temps pour assurer la bonne intégration du collaborateur et créer de l’engagement.

Comment transmettre une culture d’entreprise en télétravail ?

De nombreuses sociétés intègrent déjà la notion de distance dans leurs processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs, il peut se dérouler collectivement sur des promotions réparties aux quatre coins du globe, les participants enchaînent pendant N semaines des sessions vidéos de découverte de la marque, des ateliers d’immersion pour mieux comprendre l’ADN de leur nouvelle communauté, des sessions de team building etc. 

Les groupes internationaux n’ont donc pas attendu 2020 pour intégrer le distanciel à leur séquence d’intégration des nouveaux arrivants.

Mais finalement il est légitime de se poser deux questions :

  • Est-ce que le digital est réellement exploité au maximum de ses capacités dans les dispositifs d’onboarding collaborateur ?  
  • Peut-on aller plus loin grâce au digital ?

Une expérience d’onboarding collaborateur augmentée ? 

onboarding

Les plateformes digitales sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, elles sont parfaites pour centraliser les informations dont aura besoin le nouveau coéquipier quelque soit sa localisation. 

Par exemple, nous avons créé pour le groupe BPCE une plateforme de speedboarding dédiée à la solution Cockpit RH, outil digital à destination des responsables des ressources humaines et des managers. La plateforme permet de prendre en main le Cockpit RH, découvrir les fonctionnalités principales et offre, grâce à des modules de type “serious game” de tester ses connaissances et d’améliorer son usage.

Nous avons embarqué différents jeux, des quizz, des vidéos de type “vis ma vie”, un jeu chronométré etc. 

Mais ce qui est encore plus intéressant, et tous les passionnés du webmarketing le savent, c’est que vous pouvez équiper vos plateformes digitales d’un plan de marquage qui vous permettra de mesurer son utilisation. Les indicateurs sont de formidables outils d’aide à la décision qui objectivent vos prises de décision. Il est nécessaire de définir en amont ce que vous souhaitez mesurer et pour cela rien de plus simple que de se poser des questions :

  • Quel module de learning est le plus utilisé ?
  • Quel article est le plus cliqué, le moins cliqué ?
  • Combien de personnes se connectent ?
  • A partir de quel type d’appareil se connectent les internautes ? Un smartphone, un ordinateur ou une tablette ?
  • A quelle heure les contenus sont-ils consultés ?
  • etc.

Ces signaux faibles sont précieux, ils vous permettront d’orienter votre dispositif d’onboarding en allégeant ou en modifiant certains contenus. On rappelle l’objectif de l’onboarding collaborateur : faciliter l’intégration et rendre opérationnel rapidement. Si vous n’évaluez pas votre dispositif d’onboarding vous ne pourrez pas améliorer sa qualité ou son efficacité.

Dans le cas de la plateforme de speedboarding du Cockpit RH, tous les résultats sont enregistrés et analysés, ce qui nous permet d’évaluer les fonctionnalités qui posent des difficultés aux utilisateurs et de les améliorer. 

Cette plateforme est à disposition de l’ensemble des collaborateurs qui ont accès à la solution et leur permet de bénéficier d’une prise en main autonome et d’un support de niveau 1 disponible sans interruption. 

Pour améliorer sa plateforme d’onboarding et l’adapter aux besoins des utilisateurs, il est essentiel d’enregistrer et mesurer leurs comportements.

Le digital, socle de la relation collaborateur ?

Ok, on a donc utilisé le digital pour animer le dispositif d’onboarding et on arrive à mesurer son efficacité. Mais un autre élément est souvent négligé dans les sociétés, c’est l’environnement digital que vous offrez à vos collaborateurs. Effectivement on peut se poser la question du sentiment d’appartenance lors de l’utilisation de solutions digitales.

SI-RH, SI-ACHAT, SI-METIER, les logiciels et solutions digitales SAAS sont le quotidien de vos collaborateurs

Essayons de nous projeter sur un nouveau collaborateur RH par exemple. Il vient de finir son onboarding et il va maintenant découvrir les outils digitaux qu’il va utiliser au quotidien.  

C’est sur ce point que vous avez la possibilité de marquer fortement l’esprit du collaborateur en lui offrant un environnement digital marqué. S’il se retrouve sur un outil SIRH qu’il maîtrise et qu’il a utilisé dans une autre société, il va finalement retrouver ses repères mais ce ne seront pas les vôtres, ce seront bien ceux de l’éditeur de logiciel. 

La question peut naturellement se poser : est-il marqué par votre société ou par le ou les outils qu’il utilise au quotidien ? S’il vous est arrivé de rechercher un candidat en utilisant des mots clés “logiciel” vous avez déjà un début de réponse !

C’est sur ce point que nous pensons qu’il est intéressant de travailler en proposant un environnement digital refuge à vos salariés.

Un environnement digital refuge pour se sentir en sécurité

Ahhhh c’est un concept que nous apprécions particulièrement, il s’agit de proposer à vos collaborateurs un environnement digital propre à votre société, qui reflétera vos process internes et permettra de renforcer le sentiment d’appartenance de vos équipes. 

Je ne vais pas faire de paragraphe technique mais sachez qu’il est possible aujourd’hui de créer des interfaces en “surcouches” de vos logiciels pour rendre leur utilisation plus agréable et souvent plus performante. 

Tout fonctionne grâce à des connecteurs qui enverront la donnée là où elle doit être exploitée. Si vous changez d’éditeur de logiciel il vous “suffira” de changer les connecteurs mais votre collaborateur gardera la même interface. Pas de nouvelle formation ou de remarque comme “Mais pourquoi ont-ils changé l’outil ?! C’était mieux avant !”. 

Ce concept permet de cadrer l’expérience collaborateur que l’on propose, de ne plus être dépendant d’éditeurs qui ont de plus en plus de poids dans vos organisations et qui peuvent orienter par défaut votre stratégie opérationnelle. 

Il s’agit donc de se réapproprier ce que l’on considérait auparavant comme un service externalisé pour en faire un argument fort de votre marque employeur

Une fois cet environnement refuge créé, vous pourrez bénéficier d’une totale adaptabilité de vos équipes si vous changez de prestataire et envoyer un signal fort sur le niveau de maîtrise de vos process internes et sur la considération de vos collaborateurs. 

Un exemple que nous aimons particulièrement chez Limpide est la plateforme dédiée aux expatriés du groupe TotalEnergies dont un des objectifs est d’offrir aux collaborateurs expatriés un environnement marqué TotalEnergies afin de les rassurer lors d’une période particulièrement stressante de leur vie professionnelle.   

Nous avons créé cette solution qui dématérialise les process d’expatriation et gère toutes les demandes des expatriés. Cette interface a été conçue spécifiquement pour TotalEnergies et propose aux collaborateurs une expérience digitale unique qui répond à 100% aux process définis par le groupe. Cette plateforme va ensuite dialoguer avec des solutions tierces afin de proposer une multitude de services comme la location de logement, la recherche de logement, l’accès à un annuaire etc. 
Mettre en place ce type de dispositif appelle une réflexion stratégique afin de prendre en compte les conséquences de ce choix et de définir ce qui compose votre expérience collaborateur et si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet je vous invite à lire notre article “L’expérience collaborateur, enjeu clé de votre politique RH”.

Les environnements refuges permettent de cadrer l’expérience collaborateur que l’on propose, de ne plus être dépendant d’éditeurs qui ont de plus en plus de poids dans vos organisations et qui peuvent orienter par défaut votre stratégie opérationnelle. 

4 points à retenir pour améliorer votre dispositif d’onboarding

  • Evaluer systématiquement votre dispositif d’onboarding (intervenants, supports, rythme, sujets traités etc.)
  • Analyser les signaux faibles du dispositif pour améliorer l’intégration de vos nouveaux collaborateurs
  • Travailler votre environnement digital pour valoriser votre marque employeur
  • Considérer vos équipes en proposant une expérience collaborateur