Les 3 règles d’or pour organiser une visioconférence réussie

La crise sanitaire a largement contribué à modifier en profondeur les modes de pensée sur le télétravail. Une étude Malakoff Humanis nous indique que 78% des salariés pensent que le télétravail permet un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso mais surtout que 80% des dirigeants sont en phase avec cette idée ! C’est donc tout naturellement que 86% des salariés interrogés souhaitent continuer à télétravailler après la crise… Mais pas dans n’importe quelles conditions !

En tant que dirigeant ou décideur mettre au cœur de la stratégie de développement la mise à disposition de ressources pour favoriser l’expérience du télétravail est devenu un enjeu de taille. Notons que seulement 24% des télétravailleurs ont jusque-là bénéficié d’un accompagnement pour être formés sur les bonnes pratiques…

Parmi celles-ci se trouve la visioconférence ! Eh oui, organiser une visioconférence qui valorise les intervenants et le propos n’est pas chose simple si l’on considère tous les détails qui peuvent nuire à l’expérience :

Une solution technique pas adaptée à ses besoins ; Une mise en scène qui ne valorise pas le contenu et l’orateur ; Ou encore, un support de présentation pas adapté. Mais alors, comment organiser une visioconférence digne de ce nom ? Voici quelques menues informations qui permettront sans nul doute d’améliorer la qualité de vos présentations…

1/ Choisir la bonne solution technique

C’est le point de départ. Pour en avoir testé un grand nombre dans le cadre de nos projets d’agence ou encore pour l’organisation de nos webinaires, nous vous confirmons que toutes les solutions ne se valent pas. Etat des lieux du marché :

Organiser une visioconférence avec Google Meet, Microsoft Teams, Skype Entreprise, Blue jeans, GotoMeeting…

Ce sont les mastodontes, ceux que tout le monde connaît et utilise déjà plus ou moins régulièrement pour des réunions en ligne. Toutes ces solutions se valent à peu de choses près. Les interfaces se ressemblent avec une utilisation plus ou moins intuitive et aucun paramétrage n’est à prévoir.

Mais alors pourquoi ces logiciels de réunion n’ont-ils pas explosé pendant la crise sanitaire, à l’image de la solution Zoom ? Tout simplement parce qu’elles ont un nombre de participants limité dans leurs versions grand public (gratuites ou non).

Google sort tout de même son épingle du jeu dans la mesure où aucun téléchargement n’est nécessaire VS ses concurrents qui proposent certes des versions en ligne mais nécessitent presque toujours la création d’un compte et une installation pour passer en mode administrateur.

Organiser une visioconférence avec Zoom

La crise sanitaire l’a propulsé sur le devant de la scène. Cette solution a connu une hausse de 2 900 % depuis le début de l’épidémie, soit plus de 300 millions d’utilisateurs par jour à date. C’est maintenant le logiciel de visioconférence le plus connu du marché. Organiser une visioconférence avec Zoom c’est faire le choix du très grand nombre de participants.

C’est cette capacité à supporter une grande charge de trafic couplée à la simplicité de connexion qui a fait sa renommée. Néanmoins en version gratuite le temps de visio est limité à 40 minutes par appel et en tant qu’administrateur il vous faudra également télécharger le logiciel sur votre ordinateur. Malgré tout le grand nombre d’options disponibles en font incontestablement une solution de premier rang pour organiser une visioconférence.

Initialement, nous l’avons utilisée pour gérer nos Limpide Talks , puis il est rapidement apparu qu’elle correspondait plus à un outil pour échanger et travailler que pour organiser nos événements…

Organiser une visioconférence avec Livestorm

Voici une solution de choix pour tous les créateurs de contenu et organisateurs de webinaires ! Start-up française qui gagne des parts de marché rapidement, LiveStorm met à disposition une plateforme performante et intuitive. Pas de téléchargement de logiciel, tout est en ligne et pas de compte à créer ! Mais le plus important réside dans l’intégration du parcours d’inscription à vos webinaires. Formulaire d’inscription, email de relance, rapports , etc. Organiser une visioconférence devient une opération marketing gérée de bout en bout avec Livestorm qui n’est donc pas une simple application de réunion de travail. Chez Limpide nous utilisons cette solution et la recommandons vivement !

Organiser une visioconférence avec Work Adventure

Work Adventure c’est une histoire humaine, une aventure française également qui a démarré en 2020 pendant la crise sanitaire. Work Adventure propose de retrouver de la spontanéité dans les interactions sociales en condition de télétravail.

En gros, vous voilà transportés dans un univers virtuel, en mode Final Fantasy 1 des années 80. Chaque participant est incarné par un personnage et se promène à sa guise dans un espace qui lui est dédié. Cet espace est plus ou moins grand, composé de décors et de salles de réunions (évidemment). One to One, meeting à plusieurs, conférence en très grand nombre, Work Adventure est un véritable Game Changer. Organiser une visioconférence avec cette solution, c’est proposer une nouvelle expérience de collaboration virtuelle.

Chez Limpide nous nous appuyons sur cette solution essentiellement pour nos événements internes ou dans le cadre de projets événementiels ou incentive pour nos clients.

2/ Maîtriser la mise en scène

C’est fondamental ! C’est toute l’expérience de marque ou tout simplement votre personal branding qui se révèle avec l’art de la mise en scène. Quelques règles simples à respecter peuvent changer du tout au tout la perception de votre auditoire…

Organiser une visioconférence en soignant l’ambiance et le décors

Voici une liste non exhaustive des points à vérifier, peaufiner et organiser au mieux pour que votre visioconférence soit de bonne qualité visuelle :

Se mettre dans une condition d’éclairage optimale. N’hésitez pas à investir dans un éclairage adapté à la visio . Rien de pire qu’un contre jour par exemple ; Se placer à bonne distance de l’objectif. Votre auditoire doit apercevoir a minima le haut de votre torse ; S’installer dans un endroit avec un arrière-plan pas trop chargé. Éviter par exemple les étagères pleines de livres, les placards de cuisine, le poster tordu au mur, etc. Ou au moins, flouter le décor si celui-ci ne convient pas ; Enfin, prévoir un fond d’écran à intégrer en arrière-plan pour asseoir votre identité de marque.

Organiser une visioconférence en soignant votre posture

Et oui il n’y a pas que l’esthétique qui compte en visioconférence ! Attachez une importance toute particulière à la qualité de votre présence à l’image en suivant ces quelques règles :

Faire les présentations avec une slide dédiée ou chaque participant est mis en valeur ; Soigner sa diction pendant les prises de parole. Cela demande de l’entraînement ! Éviter tout mouvement brusque à l’écran. Rien de pire qu’un animateur qui gesticule ! Ne pas monopoliser la parole. Faire attention aux signaux faibles venant des participants si l’un d’entre souhaite contribuer ; Être concis dans vos propos. Les phrases à rallonge ne servent à rien. Trop de paraphrase tue la phrase. Supprimer vos tics de langage (i.e : d’un point de vue global, effectivement, en fin de compte etc.) ; Mettre en scène les prises de parole si plusieurs animateurs sont prévus ; Faire une répétition générale pour maîtriser l’enchaînement et la durée de la présentation ; Prévoir une séance questions/réponses ; Ne pas dépasser l’heure de présentation si possible, car passé ce délai, l’intérêt et la concentration sont en chute libre ; Faire des pauses le cas échéants.

3/ Créer la meilleure présentation

La qualité du support de présentation est fondamentale. C’est le point d’orgue de nos recommandations pour organiser une visioconférence emballante. Trop souvent négligé du fait d’une charte complexe à appliquer, inexistante ou tout simplement vieillissante, le Powerpoint ou autre Google Slide doivent pourtant être au centre de vos attentions…

Choisir le bon outil de création

Voici un rapide benchmark des principales solutions du marché :

PowerPoint

Les + : Le plus d’utilisateurs, compatibilité étendue Les – : Logiciel à télécharger, animation limitées, interface lourde et complexe, collaboration limitée, pas de version gratuite, à partir de 69€/pers

Keynote

Les+ : Gratuit, 100% Compatible iPad, iPhone, Animation de transition, compatible PPT Les – : Solution propriétaire Apple, collaboration avec iCloud uniquement

Google Slide

Les + : Gratuit en personnel, full cloud, ultra intuitif, 100% compatible PPT, collaboration simplifiée, diffusion Chromecast Les – : Produit Google, animations basiques

Canvas

Les + : Version Gratuite, base de templates gigantesque, créativité, collaboration, workflows de production Les – : Pas de modèle en mode gratuit

Prezi Present

Les + : Interactif, Animation avec zoom, immersion vidéo, collaboration, 3 produits en 1 avec Prezi vidéo et Design Les – : Version d’essais gratuite 14 jours seulement

Respecter, refondre ou créer une identité de marque

Nous avons tous vécu cette visio’ où le partage d’écran nous offre en pâture un PowerPoint aux mises en pages aléatoires noyant inexorablement l’idée clef à retenir…

Maintenir l’attention et s’assurer que l’information est bien transmise : voilà l’enjeu d’une présentation maîtrisée sur le fond autant que sur la forme.

La cohérence de l’univers graphique d’une slide à l’autre est déjà un très bon point de départ ! Couleurs, typographies, taille des titres, des sous-titres, style des images, famille de pictogrammes etc. chaque ingrédient contenu dans une charte graphique se doit d’être respecté et mis à profit de la clarté de présentation.

Votre charte graphique est vieillissante ? Lancez vite un chantier de refonte du support prioritaire pour organiser une visioconférence, à savoir : la présentation slide !

Chez Limpide nous sommes devenus des spécialistes du genre. En effet, pas besoin de refondre l’intégralité d’une identité visuelle pour rafraîchir ou moderniser vos supports…

Créer un contenu impactant

Voici la dernière étape pour améliorer l’impact de votre visioconférence : le contenu !

Avec quelques règles simples à mettre en place vos présentations gagneront encore en clarté :

Réduisez le contenu texte au minimum, ne conservez que l’idée principale ; Développez le reste de vos idées à l’oral ; Détaillez la structure de votre présentation, avec une idée des timings par parties ; Montrez l’avancement en faisant des rappels des étapes déjà vues ; Donnez du rythme en alternant images plein écran et slide de texte ; Mettez bien en valeur les datas chiffrées ; Faites une conclusion avec les 3 idées clés à retenir ; Animez juste ce qu’il faut. N’oubliez pas qu’en condition de visioconférence, il est fréquent que les animations soient ralenties.

Ce qu’il faut retenir !

1. Choisir la solution technique qui correspond le mieux à votre besoin : réunion, webinaire, event !

2. Prendre le temps de peaufiner la mise en scène : éclairage, décors, cadrage, posture !

3. Préparer un contenu de qualité et impactant : identitaire, visuel, avec le moins de texte possible !

Organiser une visioconférence à plusieurs en respectant ces règles de base, c’est s’assurer de la performance de votre intervention !

Chez Limpide, nous accompagnons nos clients à la mise en place de leur écosystème digital autant qu’à la création d’expérience de marque ! Être force de conseil pour choisir une solution de visioconférence et produire les meilleurs supports de communication tels que des Powerpoint dynamiques font partie intégrante de nos savoir-faire.

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